Muchos profesionales y empresas se preguntan cuál es la diferencia entre Office 365 y otras versiones deOffice. Por ejemplo, Office 2021.

Todas las versiones de Office incluyen sus tres productos estrella: Word, Excel y PowerPoint. Entonces, ¿Por qué no seguir utilizando una licencia permanente de Microsoft Office 2007, o de Office 2016, o de cualquier otro Office de un pago único?.

Aquí te explicamos las ventajas de Office 365 y por qué cada vez más empresas pequeñas y medianas deciden implementarlo y la importancia de hacer un curso de herramientas de office 365 para formarte si aún no lo has hecho.

La historia de Juan

Esta es una historia ficticia, pero podría ser la de cualquier pequeña o mediana empresa:

“Juan es el dueño de una pequeña empresa de servicios que tiene 4 empleados pero está en expansión. Ahora mismo están utilizando Word y Excel de Office pero en 1 equipo tienen Office 2019, en otro Office 2016, en otros 2 equipos utilizan Office 2007 y acaban de comprar un portátil con una versión de prueba de Microsoft 365. Es consciente de que hay diferencias entre las distintas versiones de Office y quiere poner en todos los equipos la misma versión, pero no tiene claro si comprar licencias permanentes o suscribirse a Microsoft 365.”

Juan, ahora mismo vuestra empresa trabaja con diferentes versiones de Office:

• 1 equipo con Office 2019
• 1 equipo con Office 2016
• 2 equipos con Office 2007
• 1 portátil nuevo con una prueba de Microsoft 365

Esto está generando problemas que ya afectan directamente a la productividad:

❌ 1. Incompatibilidades entre versiones

Los documentos creados en Office 2007 o 2016 no siempre se muestran igual en Microsoft 365.
Eso genera pérdida de tiempo, errores y duplicidades de documentos.

❌ 2. Falta de seguridad

Office 2007 y 2016 ya no reciben actualizaciones de seguridad.
Esto supone un riesgo real para los datos de tus clientes, facturación e información interna.

❌ 3. Costes ocultos

Cada vez que compráis un equipo, tenéis que comprar nuevas licencias perpetuas, difíciles de gestionar y con versiones distintas.

Por qué implantar Microsoft 365 es la mejor decisión para una empresa como la tuya

✔ 1. Una misma versión en todos los equipos

Olvídate de incompatibilidades, problemas de guardado o documentos que se descuadran.

✔ 2. Seguridad actualizada continuamente

Microsoft 365 incluye protección avanzada, actualizaciones mensuales y recuperación de archivos.
Esto reduce riesgos y protege tu empresa sin que tengas que hacer nada.

✔ 3. Trabajo flexible y remoto

Tus empleados pueden trabajar desde la oficina, desde casa o desde cualquier dispositivo.
Word, Excel, Outlook, Teams… todo accesible desde cualquier lugar.

✔ 4. Colaboración real

Varias personas pueden editar el mismo documento en tiempo real sin duplicados ni correos interminables.

✔ 5. Copias de seguridad automáticas

Cada usuario dispone de 1 TB en OneDrive, lo que asegura que ningún archivo importante se pierde.

✔ 6. Coste predecible y escalable

Pagas solo por los empleados que lo usan.
Si creces, añades usuarios al instante.
Si reduces personal, los quitas y dejas de pagar.

✔ 7. Más herramientas para una empresa en expansión

Word y Excel ya no son suficientes cuando aumenta la carga de trabajo.
Con Microsoft 365 también tienes:

• Teams
• SharePoint
• Outlook corporativo
• Formularios
• Automatizaciones con Power Automate
• Gestión simple de usuarios

📌 Conclusión sobre las herramientas de office 365

“Juan, ahora mismo tienes cuatro versiones distintas de Office funcionando a la vez, lo que genera incompatibilidades, falta de seguridad y mucho tiempo perdido. Con Microsoft 365 tendrás todos los equipos sincronizados, seguros y actualizados, además de permitir que tu empresa crezca sin complicaciones.”

Ahora que conoces la diferencia entre Office 365 y un Office perpetuo y las ventajas para empresas, puedes evaluar si tu negocio está listo para dar el paso hacia la nube y aprovechar todas las herramientas que te ofrece para mejorar la productividad y el trabajo en equipo.

No olvides que la formación continua es fundamental, para sacar el máximo partido a Microsoft 365 hay que formar a los empleados en las novedades que se van incorporando.

👉 Si deseas aprender a usar Microsoft 365 de forma práctica y estratégica, te invito a nuestro Curso de Office 365 para Empresas, donde aprenderás a sacarle provecho a Word, Excel, Teams y OneDrive para tu negocio, sin complicaciones técnicas.